归档文件应严格按照排列编制好的件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中的相应条目排列顺序完全一致，保证检索到文件条目后能对应地查找到文件实体，当利用完毕后能及时准确放回原位。否则，该文件就可能成为“死档”。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。如果不同类别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。 装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限 的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。